[Blog] 9 raisons d’utiliser un logiciel dédié à la gestion de projets de développement et de solidarité

[Blog] 9 raisons d’utiliser un logiciel dédié à la gestion de projets de développement et de solidarité

Face à une multitude d’outils et de documents (fichiers Excel, bases de données, diagrammes de Gantt, fichiers partagées, check lists, rapports, etc.), il est souvent compliqué pour les acteurs du développement et de la solidarité de gérer efficacement leurs projets.

Ainsi, voici 9 raisons d’utiliser un logiciel dédié à la gestion de projets dans ces domaines:

1/ Un outil unique pour gérer l’ensemble du portefeuille de projets

Un logiciel de gestion de projets permet de regrouper tous les outils de gestion de projet (Diagramme de Gantt, cadre logique, plannings, bases de données, etc.) en un seul et même outil pour toutes les étapes du cycle du projet : de sa sélection initiale jusqu’à son évaluation finale.

2/ Centralisation des documents et de l’information

Les informations relatives aux projets sont centralisées et les documents annexes peuvent être stockés (courriers, mails, images, ect.). Les rapports et document générés depuis le logiciel y sont également sauvegardés. Les collaborateurs ont un accès direct, rapide et immédiat aux informations précieuses dont ils ont besoin, sans devoir jongler avec plusieurs outils. Fini de perdre du temps à rechercher l’information !

3/ Facilite le travail collaboratif

Fini également l’envoi intempestifs d’e-mails ! Le logiciel garantit d’avoir accès aux informations mises à jour en temps réel. La collaboration est plus efficace, l’information est mieux partagée et la communication améliorée.

4/ Quand les autres outils ne suffisent plus, le logiciel lui est simple d’utilisation

Parfois certains outils comme Excel ne suffisent plus ou ne sont plus adaptés (manque de clarté, calculs et formules trop complexes, etc.). Tous les calculs sont faits  par le logiciel. Il est ainsi simple d’identifier, par exemple, le nombre de bénéficiaires directs et indirects d’un ou plusieurs projets au cours d’une année donnée.

5/ Automatisation du suivi et du reporting

Le logiciel permet de suivre simplement, précisément et quotidiennement les projets grâce à des tableaux de bord : indicateurs, bénéficiaires, budgets, etc. Le logiciel fournit donc une vision claire et à jour de la situation des projets et permet ainsi de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Il offre également la possibilité de générer des rapports pertinents et de qualité. Les donateurs, partenaires et bailleurs seront plus enclins à faire confiance et à s’investir si un suivi structuré, prouvant de l’efficacité des projets leur est présenté.

6/ Gain de temps

Utiliser un logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps et donc de se concentrer sur l’opérationnel. Il suffit en effet de saisir les données, voire même de les importer et le logiciel se charge ensuite de les agréger puis de les analyser. La collecte des données est grandement facilitée.

7/ Professionnaliser la gestion de projets

Utiliser un logiciel pour gérer les projets de développement et de solidarité permet d’optimiser, professionnaliser et uniformiser le processus de suivi, d’évaluation et reporting en adoptant des pratiques simples, communes et efficaces.

8/ Respecter les échéances et objectifs

Avec un logiciel de gestion de projet, chacun connaît en avance son planning d’actions et peut mieux suivre ses objectifs et être alerté sur les échéances importantes à tenir.

9/ Réduction des erreurs

Le processus de validation est automatisé par le logiciel, les contrôles sont plus fréquents. Le formatage de la saisie des données permet également de réduire le risque d’erreur. Enfin, parce que tous les collaborateurs n’ont pas besoin des mêmes informations et que certaines données sont confidentielles, le logiciel permet de définir plusieurs types d’accès pour les utilisateurs.

 

Pourquoi utiliser les logiciels AidImpact ?

Depuis plus de 10 ans, nous développons nos logiciels auprès de nombreux clients : ONG, fondations et agences de développement et ce dans plus de 30 pays. Notre expertise nous permet de développer des outils adaptés aux pratiques du secteur de la solidarité et du développement et d’innover sans cesse.

Nos logiciels :

  • AlphaFolio : solution complète de gestion de projets prête à l’emploi.
  • AidPortfolio : solution de gestion de projets sur-mesure.
  • AidReporting : solution sur-mesure de collecte de données et génération de rapports.
  • AidM&E : solution sur-mesure de suivi-évaluation de projets.